L’avènement du logiciel de prise de RDV en ligne a transformé le quotidien des commerciaux. En allégeant dans une vaste mesure leur emploi du temps, ils se surprennent à se concentrer… sur leur cœur de métier ! Une réelle valeur ajoutée. Les arguments en faveur de l’adoption d’un « meeting scheduler » sont nombreux : économie de temps, gain en productivité, augmentation des ventes… sans parler du constat selon lequel dans l’ère actuelle du numérique, la plupart des entreprises de vente B2B en sont d’ores et déjà équipées. Sur un marché prolifique, les solutions sont nombreuses : Calendly, Pick, Youcanbookme ou encore Vyte, comment bien choisir ? Découvrez notre comparatif agenda sur internet.
Pourquoi adopter le logiciel de prise de RDV en ligne pour vos commerciaux ?
La mise en œuvre des bonnes techniques d’inbound marketing et de social selling permet d’engranger de nombreux leads qualifiés. Dès lors, la machine est en route… au risque de s’emballer ! 2 schémas « catastrophe » peuvent se produire : les demandes de rendez-vous affluant, les commerciaux se retrouvent vite débordés et commettent des impairs – doublons, oublis, autant d’erreurs qui ternissent l’image de la société… Autre issue défavorable : les commerciaux passent plus de temps à prendre leurs RDV et organiser leur planning qu’à vendre les produits, soit un manque à gagner indubitable. En tout état de cause, la prise de RDV apparaît comme une tâche non seulement délicate, mais aussi chronophage, qui présente le potentiel d’amoindrir – voire d’annihiler – les bénéfices des stratégies inbound marketing mises en place dans l’entreprise.
Bonne nouvelle, une solution a priori imparable existe : le logiciel de prise de RDV. Gérer son agenda sur internet et sur mobile exclusivement, promesse tenue par les logiciels tels que Calendly, Youcanbookme ou encore Vyte. Avant de s’intéresser aux fonctionnalités propres à chacun afin d’en dresser le comparatif, il est important de connaître les enjeux de cette nouvelle pratique d’affaires.
Une solution au service du commercial, un bénéfice direct pour l’entreprise.
Dans la pratique traditionnelle, combien d’heures passent les commerciaux à se mettre d’accord par téléphone sur la date, l’heure, le lieu d’un RDV client ? Combien d’échanges de mails pour déterminer un simple meeting ? Sans doute plus de temps passé que pendant la rencontre elle-même ! Sans compter les inévitables annulations et reports, qui viennent grever encore un peu plus le planning des forces de vente de la société.
En mettant en place un logiciel de partage d’agenda sur internet et de prise de RDV en ligne, le commercial en retire principalement les avantages suivants :
- Il gagne du temps, et c’est autant de temps qu’il peut utiliser à réellement vendre. Un profit direct pour la société !
- Il s’économise des tâches de pure gestion, un soulagement pour nombre de commerciaux qui n’y vouent pas une passion.
- Il s’offre le bénéfice d’un système infaillible – considérant que l’erreur humaine est plus fréquente que celle d’un programme informatique !
Pour l’entreprise et pour ses forces de vente, le logiciel de prise de RDV représente une valeur ajoutée inestimable.
Un service offert au client, un moyen de fidéliser
Le meeting scheduler n’est pas seulement avantageux pour le commercial : outil ludique, simple et rapide – et incontournable – il reçoit tous les suffrages des clients à la disposition desquels il est offert. Des prospects qui n’ont pas nécessairement le temps – ou même l’envie – de communiquer avec un commercial uniquement dans le but de prendre un rendez-vous. Des leads qui s’arrêtent en cours de process parce qu’ils ne parviennent pas à trouver assez rapidement un accord sur un RDV. Ou même des clients dont les qualités d’organisation parfois médiocres mettent en péril leur présence effective à la date convenue… Autant d’obstacles à la concrétisation des ventes de l’entreprise.
En optant pour un outil en ligne de gestion d’agenda, le commercial séduit. Parce que les interfaces peuvent être ergonomiques et se targuer d’un design moderne et attractif. Puis le commercial finalise une prise de rendez-vous. Parce que le prospect parvient facilement et rapidement à choisir une date. Enfin la rencontre a lieu. Parce que le logiciel de prise de RDV notifient les 2 parties par voie de rappel. Aux commerciaux ensuite de concrétiser la vente pour aboutir le cheminement ! Mais cela ne s’arrête pas là : lorsque les clients ont la possibilité de se servir d’un outil aussi pratique, que leurs interlocuteurs leur offrent un service qui tient compte de leur problématique de timing, ils sont davantage enclins à y revenir… Une clientèle fidèle est ainsi acquise au commercial.
Quel logiciel de prise de RDV choisir pour vos commerciaux ?
Si la plupart des logiciels offrent les mêmes fonctionnalités de base, chaque solution SaaS dispose de points forts et de points faibles spécifiques. Facilité d’utilisation, prix, interopérabilité, options… autant de critères à prendre en compte avant de choisir son logiciel de prise de RDV en ligne, en fonction de sa stratégie inbound marketing et du budget consacré. Zoom sur le comparatif des meilleurs outils actuellement disponibles.
Calendly :
Outil de base pour la création et la gestion d’un meeting, Calendly propose une interface aussi simple et ludique que le suggère sa page de présentation :
Seul point négatif : le logiciel de prise de RDV Calendly n’est accessible qu’en Anglais… En voici donc le mode d’emploi en Français :
- Inscription : le commercial s’inscrit très simplement en renseignant son adresse email. Le widget « sign up with Google » permet ensuite de renseigner automatiquement toutes les informations, un gain de temps supplémentaire ! D’autant plus que Calendly se synchronise instantanément avec la boîte mail utilisateur…
- Création d’un évènement : réunion de présentation d’un produit ou rendez-vous client, le logiciel permet de créer tous types d’évènements. Il faut ensuite déterminer sa durée – durée prédéfinie de 15, 30 ou 60 minutes ou durée personnalisée. Les commerciaux proposent ensuite plusieurs créneaux et renseignent leurs disponibilités. A ce stade, il est possible d’ajouter des questions, obligatoires ou non, à poser aux prospects.
- Envoi du formulaire : l’URL est transmise aux clients, qui communiquent la date de RDV qui leur convient. Le rendez-vous est alors ajouté automatiquement au planning – sur le dashboard et sur le calendrier Google – du commercial et du prospect.
A noter : la personnalisation des notifications par email permet aux 2 personnes d’être informées d’une annulation ou d’une modification de la date ou de l’heure du meeting, le cas échéant.
Le point fort de Calendly : ajoutez des liens vers des ressources ! Les clients prendront connaissance des informations de votre choix préalablement au rendez-vous – pour encore gagner du temps…
Le prix : le logiciel de prise de RDV Calendly existe en version gratuite. Elle offre la possibilité de créer et de configurer un seul type d’évènement. Pour des meetings groupés, il faut nécessairement passer à la version payante, au prix de $15 par utilisateur professionnel et par mois. Elle offre un nombre de RDV illimité et des invitations personnalisables.
L’interopérabilité : Calendly se synchronise automatiquement avec l’agenda sur internet Outlook, iCloud calendar, Google agenda et Office 365. Le meeting scheduler est également compatible avec les applications Zapier.
Pick :
Logiciel de prise de RDV intelligent, Pick scanne les calendriers Google de l’ensemble des invités pour trouver les créneaux disponibles pour tous : une option avancée très appréciable !
Une fois de plus, la plateforme est éditée en Anglais, mais fonctionne globalement comme Calendly.
A noter : pour utiliser la fonction de recherche de disponibilités, point fort du logiciel, l’intégralité des participants à la réunion doit être inscrit sur Pick.
Le prix : pas de version payante, mais un petit prix. Pour seulement $3 par mois – ou $30 par an – vos commerciaux accèdent à l’ensemble des fonctionnalités.
L’interopérabilité : Pick se synchronise automatiquement avec Gmail et Office 365. Pour s’inscrire, le commercial doit d’ailleurs obligatoirement passer par l’un ou l’autre.
Vyte :
Enfin une interface en Français !
Pas de doublons, notifications et rappels, personnalisation des pages, gestion des fuseaux horaires ou encore intégration des modules au site web de la société, Vyte propose les fonctionnalités classiques du logiciel de prise de RDV en ligne.
Fort d’une clientèle de poids, Vyte s’impose comme agenda sur internet incontournable pour un gain de temps considérable.
Le point fort de Vyte : les clients invités à choisir leurs disponibilités n’ont pas besoin de s’inscrire sur la plateforme ou de télécharger l’application, un obstacle en moins dans le processus de prise de rendez-vous.
Le prix : une version gratuite du logiciel de prise de RDV est disponible. L’option « pro », moyennant 10 € par mois ou 96 € par an par utilisateur, donne accès à un design personnalisé aux couleurs de l’entreprise et à des fonctionnalités avancées.
L’interopérabilité : Vyte se synchronise automatiquement avec l’agenda Google de l’utilisateur. Le meeting scheduler est également compatible avec des applications Zapier telles que Slack et Linkedin.
Youcanbookme :
Un logiciel de prise de RDV dont le nom a le mérite d’afficher la couleur ! Youcanbookme prend une orientation différente des logiciels précédents : il permet d’afficher le planning du commercial, pour offrir la possibilité aux prospects de « booker » un rendez-vous en ligne.
- Le client se rend sur l’agenda sur internet du commercial.
- Il clique sur un créneau disponible.
- Le client reçoit un email de confirmation, tandis que le RDV est ajouté au calendrier du commercial.
Le prix : 9 € par mois ou 173 € pour 2 ans, par calendrier Youcanbookme.
L’interopérabilité : Youcanbookme est compatible avec les applications Zapier. Il se synchronise en outre avec l’agenda Google et Office 365.
Needtomeet :
Sorte de Doodle amélioré, Needtomeet est accessible sans inscription préalable, point fort notable. L’interface et les fonctionnalités sont certes moins avancées que d’autres logiciels de prise de RDV mais la plateforme a le mérite d’aller droit au but, et en toute simplicité.
Le prix : outre la version gratuite du logiciel, l’utilisateur peut opter pour le forfait premium à $19 par an et par utilisateur. pour tester les fonctions de cette version avancée, il est possible de bénéficier d’une période d’essai de 14 jours.
L’interopérabilité : Needtomeet est compatible avec l’agenda Outlook.
Agendize :
Outil numérique très complet, Agendize permet de gérer de nombreux aspects de la relation avec les prospects : agenda et prise de rendez-vous en ligne mais aussi emailing marketing, chat ou appels et même création de page web.
Le point fort : accessible en marque blanche, Agendize permet aux prospects de prendre RV directement depuis la page Facebook de l’entreprise.
Le prix : logiciel de prise de RDV relativement haut de gamme, il suppose un coût plus important.
